Back to Basics: Η οργάνωση των εγγράφων

     Πόσες φορές σας έχει τύχει να ψάχνετε ένα χαρτί και να καίγεται το σύμπαν κι εσείς να μην το βρίσκετε με τίποτα! Ή να σας έχει έρθει φουσκωμένος λογαριασμός επειδή ξεχάσατε να πληρώσετε το λογαριασμό του προηγούμενου μήνα! Βάλτε μια τελεία σε αυτό το κεφάλαιο της ζωής σας και ελάτε να οργανώσουμε μαζί όλη τη χαρτούρα του σπιτιού, ώστε να βρίσκετε τα πάντα εύκολα και γρήγορα!

     Σε αυτή την ανάρτηση θα διαβάσετε μερικές έξυπνες συμβουλές ώστε να διαχειρίζεστε σωστά τα έγγραφα σας, καθώς και το δικό μου σύστημα αποθήκευσης των εγγράφων, από το οποίο μπορείτε να υιοθετήσετε ό,τι ταιριάζει στο χαρακτήρα και τον τρόπο ζωής σας ή απλώς να πάρετε μια έμπνευση για να χτίσετε σταδιακά το δικό σας σύστημα!

1. Κάθε νέο χαρτί που μπαίνει στο σπίτι, βάλτε το στη θέση του ή πετάξτε το αμέσως μόλις το πιάσετε στα χέρια σας. Μην αφήνετε τους φακέλους να συγκεντρώνονται πάνω στο γραφείο σας!

2. Για να βάλετε σε σειρά τα έγγραφα που έχετε ήδη, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

• Συγκεντρώστε όλα σας τα έγγραφα σε ένα μέρος.
• Ξεχωρίστε τα σε επείγοντα (καλέσματα που πρέπει να απαντηθούν, λογαριασμοί που πρέπει να πληρωθούν), σε μη επείγοντα (ενημερώσεις από τράπεζες, κάρτες από καταστήματα, αποδείξεις) και σε αυτά που είναι συναισθηματικής αξίας (φωτογραφίες, κάρτες ευχών).
• Εκτυπώστε δύο Α3 με τις ημέρες του τρέχοντα μήνα και του επόμενου (θα βρείτε πολύ χαριτωμένα εδώ) και κολλήστε τα σε ένα εμφανές σημείο, κατά προτίμηση κάπου που να μπορεί να τα βλέπει όλη η οικογένεια, χωρίς να το βλέπουν οι καλεσμένοι σας, ας πούμε στην κουζίνα.
• Ασχοληθείτε 15 λεπτά την ημέρα με την πρώτη στοίβα (τα επείγοντα) μέχρι να την τελειώσετε. Δουλέψτε ως εξής: πάρτε ένα από τα χαρτιά στο χέρι σας, π.χ. το λογαριασμό τηλεφώνου, σημειώστε στο ημερολόγιο πότε λήγει και έπειτα βάλτε τον στο φάκελο με τους ανεξόφλητους λογαριασμούς (βλ. φάκελο νο. 2). Το ίδιο κάνετε και με τα καλέσματα, σημειώνετε στο ημερολόγιο πότε είναι ο γάμος, μέχρι πότε πρέπει να ειδοποιήσετε για το αν θα πάτε, καθώς και πότε θα πάτε να αγοράσετε το δώρο ή να κάνετε την κατάθεση.
• Όταν τελειώσετε με τα επείγοντα, 15 λεπτά την ημέρα ασχοληθείτε με τα μη επείγοντα, αρχειοθετόντας τα σημαντικά και πετώντας όσα δε σας χρειάζονται.
• Για τα έγγραφα συναισθηματικής αξίας (φωτογραφίες, ευχετήριες κάρτες) βρείτε ένα κουτί και φυλάξτε ΜΟΝΟ όσα πραγματικά θα θέλατε να έχετε 25 χρόνια μετά! Μην κρατάτε κάθε κάρτα που σας στέλνουν γιατί σε λίγα χρόνια θα πρέπει να φύγετε από το δωμάτιο για να χωρέσουν οι κάρτες! Μπορείτε, ακόμη, να φωτογραφήσετε ή να σκανάρετε κάποιο ενθύμιο και έπειτα να το πετάξετε.

3. Πάντα να σκίζετε σε κομμάτια πριν πετάξετε οτιδήποτε γράφει πάνω του προσωπικά σας δεδομένα.


4. Πετάξτε όλες τις επαγγελματικές κάρτες που έχετε μαζέψει. Ούτως ή άλλως αν είναι πολλές, ποτέ δε θα μπορέσετε να βρείτε το τηλέφωνο που θέλετε όταν το θέλετε. Όσα τηλέφωνα χρησιμοποιείτε συχνά ή δε θέλετε να χάσετε, σημειώστε τα σε μια τηλεφωνική ατζέντα. Για τα υπόλοιπα, υπάρχει και το Google!!

     Στο ανοιξιάτικο τεύχος του Familives στη σελίδα 20, μπορείτε να διαβάσετε το άρθρο που έγραψα σχετικά με 12+1 τρόπους για να εξοικονομήσετε χώρο στο σπίτι. Διαβάστε το εδώ.

5. Πόσες φορές έχετε ξαναφτιάξει e-mail επειδή ξεχάσατε τον κωδικό σας; Κρατήστε σε ένα χαρτί ή ένα τετράδιο όλους σας τους κωδικούς! Για να σας διευκολύνω, σας έφτιαξα έναν απλό πίνακα ώστε να τα έχετε όλα μαζεμένα!

Το σύστημα οργάνωσης του σπιτιού μας

     Μπορεί το σύστημα μας να σας φαίνεται πολύπλοκο ή ότι πιάνει πολύ χώρο, αλλά όπως θα δείτε παρακάτω, για όλα αυτά χρησιμοποιούμε μόνο ένα μικρό ντουλαπάκι!

1. Τα συμβόλαια, οι συμβάσεις και άλλα σημαντικά

     Είναι έγγραφα πολύ σημαντικά που δε σας χρειάζονται άμεσα αλλά οπωσδήποτε είναι για μακροχρόνια αποθήκευση, όπως συμβόλαια ακινήτων, συμβάσεις δανείων, ενεργειακά πιστοποιητικά και βεβαιώσεις εκμίσθωσης. Όλα αυτά κρατήστε τα ως κόρη οφθαλμού μέχρι να ολοκληρωθούν οι συναλλαγές με τις τράπεζες και τους ενοικιαστές/σπιτονοικοκύρηδες (εκτός από τα συμβόλαια που τα κρατάτε εφ' όρου ζωής). Δεν ξέρετε που μπορεί να μπλέξετε, τόσο με τους μεν όσο και με τους δε!!

     Εκεί κρατώ και άλλα σημαντικά έγγραφα, όπως πιστοποιητικά γάμου, γέννησης και οικογενειακής κατάστασης, βεβαιώσεις εντοπιότητας και αντίγραφα ταυτότητας.

Ένα ντουλαπάκι είναι αρκετό για όλα!!

2. Λογαριασμοί και καλέσματα

     Για αυτά τα έγγραφα χρησιμοποιώ φάκελο με ζελατίνες. Εκεί κρατώ λογαριασμούς προς πληρωμή (μέχρι να πληρωθούν) και καλεστήρια γάμων και βαπτίσεων (μέχρι να γίνει η τελετή).

3. Εργασία

     Εδώ κρατάω όλα τα σημαντικά έγγραφα της δουλειάς μου, τα οποία δεν πρέπει να χάσω και με έχουν σώσει πολλές φορές μόνο και μόνο επειδή τα έχω φυλάξει σωστά και μπόρεσα να τα βρω την κατάλληλη στιγμή! Εδώ έχω τις βεβαιώσεις αδειών, μεταθέσεων και πολλά άλλα χρήσιμα. Δεν κρατώ τις βεβαιώσεις μισθοδοσίας, αλλά τις αρχειοθετώ στο προσωπικό  μου e-mail, αφού μου αποστέλλονται ηλεκτρονικά.

4. Οι αποδείξεις

     Ο φάκελος αυτός είναι παρά διαφανής, πλαστικός, με κούμπωμα, ο οποίος είναι πάντα ανοιχτός και σε πλάγια θέση, ώστε να μπορώ να τοποθετώ εκεί τις αποδείξεις αμέσως μόλις αδειάσω τις σακούλες με τα ψώνια. Δίπλα ακριβώς έχω έναν ίδιο φάκελο όπου φυλάω μόνο τις αποδείξεις γιατρών και φαρμακείων, αφού οι συγκεκριμένες μπορούν να μειώσουν το φόρο που μας αναλογεί. Είναι μεγάλη ευκολία να μη χρειάζεται να τις αναζητώ μέσα στο χαμό των δεκάδων αποδείξεων στο τέλος του χρόνου!!

     Τις αποδείξει τις κρατάω για 2 χρόνια και έπειτα πέταμα!!

Οι αποδείξεις...

5. Τα καθημερινά

Εδώ βάζω τα αντίτυπα από τους πίνακες όπου κολλάμε τα αυτοκόλλητα καλής συμπεριφοράς και φαγητού, τις αποδείξεις των δεμάτων ΕΛΤΑ (τις κρατάω ώσπου να φτάσουν τα δέματα στον προορισμό τους), αντίτυπα της εκτυπωμένης λίστας μου για το σούπερ μάρκετ (την κολλάω στην κουζίνα και σημειώνω με φωσφοριζέ μαρκαδόρο όταν κάτι μου τελειώνει), καθώς και τα κουπόνια μου, τα οποία κοιτάζω πριν επισκεφτώ το σούπερ μάρκετ.

Ο φάκελος με τα καθημερινά

6. Delivery
Αγκαζέ με το φάκελο για τα καθημερινά, έχω μια διαφάνεια όπου βάζω μέσα όλους τους καταλόγους από τα αγαπημένα μας delivery! Φροντίζω ανά διαστήματα να πετάω τους παλιούς καταλόγους και όσων τα φαγάδικα έχουν κλείσει! Αυτούς τους δυο φακέλους τους έχω χώρια στη βιβλιοθήκη για να μπορώ με μια κίνηση να τους χρησιμοποιήσω.

Δίπλα στο φάκελο με τα καθημερινά, αγκαζέ και τα delivery!

7. Τα εγχειρίδια και οι εγγυήσεις

Τα εγχειρίδια χρήσης των συσκευών τα φυλάμε σε ένα χαρτοφύλακα (είναι μπόλικα) και με κάθε βιβλιαράκι έχουμε μαζί και την εγγύηση του. Μια φορά το χρόνο ανοίγω το χαρτοφύλακα και κάνω ξεκαθάρισμα: πετάω οτιδήποτε αφορά συσκευές που δεν έχουμε πια.

8. Πτυχία και σεμινάρια

Επειδή η δουλειά μας έχει πολλές επιμορφώσεις και επειδή οι βεβαιώσεις παρακολούθησης σεμιναρίων και τα πτυχία αποτελούν ένα πάκο χαρτιά από μόνα τους, τα φυλάω μέσα σε ξεχωριστό φάκελο. Αν δεν εργάζεστε ή η εργασία σας δεν απαιτεί χαρτούρα, μπορείτε τα χαρτιά αυτά να τα φυλάτε μέσα στο φάκελο 1 ή 3.


9. Ιατρικά ιστορικά
Διατηρώ 4 διαφορετικούς φακέλους σχετικούς με την υγεία: το γυναικολογικό ιστορικό μου, του θυροειδή μου, καθώς και έναν για κάθε εγκυμοσύνη μου. Αν έχετε κάποιο πρόβλημα υγείας, είναι χρήσιμο να κρατάτε σε ένα φάκελο όλες τις εξετάσεις σας σαν ιστορικό.


     Ουφ, μου πήρε πολλές μέρες για να τελειώσω αυτή την ανάρτηση, αλλά τα κατάφερα! Ελπίζω να σας βοήθησα!!


     Για την οργάνωση των εγγράφων έχει γράψει μια επίσης πολύ χρήσιμη ανάρτηση η Μαρία από το blog "Κόκκινη Καμέλια", η οποία αγαπά όπως κι εγώ την οργάνωση, την απλοποίηση και την οικονομία! Κάτι σαν έτερον ήμισυ blogger!!! Σας ετοιμάζουμε, μάλιστα, πολλές και όμορφες συνεργασίες!! Μπορείτε να διαβάσετε την ανάρτηση της εδώ!

Εσείς πώς οργανώνετε τα έγγραφα του σπιτιού;

Έχετε κάποια συμβουλή να μοιραστείτε μαζί μας;

Διαβάστε επίσης:
Back to Basics: ο βασικός εξοπλισμός της κουζίνας
Back to Basics: ο προγραμματισμός των γευμάτων
Back to Basics: το πλύσιμο των πιάτων
Back to Basics: το πλύσιμο των ρούχων
Back to Basics: το σιδέρωμα
Πώς οργανώνω τις συνταγές μου